Kao savjetnicima, ponekad nam se čini da svi znaju za ISO norme, no malo njih zna što one uistinu jesu. Ovo je, treba biti iskren, točno i za brojne druge upravljačke alate i mega-alate (a baš se u skupinu mega-alata i svrstavaju ISO norme), koji su, najmanje svojom krivicom, (namjerno ili slučajno) mistificirani i nepotrebno obavijani velom tajne.
Stoga ćemo, u ovom tekstu, pokušati ispraviti ovu nepravdu i, jednostavnim jezikom, odgovoriti na sedam najčešćih pitanja koja nam, o ISO normama, postavljaju klijenti, prije nego li započnemo projekt uspostave sustava upravljanja shodno zahtjevima neke ISO norme.
Ta su pitanja:
– što su ISO norme?
– što su zahtjevi?
– što je sustav upravljanja?
– znači li ISO norma ili sustav upravljanja nužno mnogo dokumentacije?
– koje su najpoznatije i/ili najpopularnije ISO norme?
– jesu li ISO norme presložene za moju organizaciju?
– trebam li savjetnika za uspostavu sustava upravljanja shodno zahtjevima neke ISO norme?
ŠTO SU ISO NORME?
ISO organizacija, u svojim marketinškim istupima, ISO norme naziva „receptima koji opisuju najbolji način da se nešto uradi“. Radi se o (uglavnom) točnom, no ne i dovoljno praktičnom opisu.
ISO norme su, kao što i sam izraz govori, normativna izdanja organizacije ISO. Pri tome se izraz „izdanje“ ovdje ne koristi uvijeno, već se zaista radi o objavljenim dokumentima koji se, u papirnatom ili e-obliku, mogu kupiti izravno od organizacije ISO, ili od jednog od njezinih nacionalnih tijela članica (u Hrvatskoj je to Hrvatski zavod za norme).
Ono što ova izdanja čini normativnima jesu njihovi zahtjevi.
ŠTO SU ZAHTJEVI?
Prema definiciji organizacije ISO, zahtjevi su potrebe ili očekivanja koje organizacija treba ispuniti, u svrhu postizanja nekog planiranog ili očekivanog učinka (primjerice, u svrhu povećanja zadovoljstva kupaca ili korisnika organizacije). Svaki puta kada ISO norma koristi izraz „mora“ (ili, u engleskim izdanjima, izraz „shall“), radi se o eksplicitnom zahtjevu.
Zahtjevi ISO norme će, u pravilu, organizaciji reći što treba učiniti, no ne i kako. Ovim se mehanizmom osigurava da svaka organizacija zahtjeve ISO norme može ispuniti na sebi primjeren i dostatan način (jer će organizaciji s 5 zaposlenika i organizaciji s 500 zaposlenika odgovarati međusobno različiti načini ispunjenja istog zahtjeva).
Pretpostavka je da će, ispunjenjem zahtjeva ISO norme, organizacija značajno poboljšati upravljanje određenim segmentom svojeg poslovanja (primjerice, kvalitetom, okolišem, sigurnošću hrane, informacijskom sigurnošću, zdravljem i sigurnošću na radu ili energijom).
Zahtjevi ISO normi su, u pravilu, planirani cjelovito, na način da se, njihovim (kvalitetnim) ispunjenjem, stvara dobro zaokruženi sustav upravljanja (primjerice, sustav upravljanja kvalitetom, sustav upravljanja kvalitetom za medicinske uređaje, sustav upravljanja okolišem, sustav upravljanja sigurnošću hrane, sustav upravljanja informacijskom sigurnošću, sustav upravljanja zaštitom zdravlja i sigurnošću na radu ili sustav upravljanja energijom).
ŠTO JE SUSTAV UPRAVLJANJA?
Prema definiciji organizacije ISO, sustav upravljanja je skup međusobno povezanih ili međusobno djelujućih elemenata organizacije, za uspostavljanje politika i ciljeva, i procesa za postizanje tih ciljeva.
Pojednostavljeno, radi se o skupu interno usuglašenih dogovora o tome kako što treba raditi u organizaciji.
ZNAČI LI ISO NORMA ILI SUSTAV UPRAVLJANJA NUŽNO MNOGO DOKUMENTACIJE?
Dokumentaciju je, u sustavima upravljanja, bitno prihvatiti (barem) kao nužno zlo. Naime, bez dokumentacije bi prije spomenuti interno usuglašeni dogovori o tome kako što treba raditi vrlo brzo pali u zaborav ili bi, usred pogrešnog sjećanja, došlo do njihove pogrešne, nepotpune ili nedosljedne provedbe.
Ipak, organizacije imaju dosta slobode pri odlučivanju o tome što će, u kolikoj mjeri i koliko opširno dokumentirati. U tom kontekstu, sustav upravljanja uspostavljen prema zahtjevima neke ISO norme nikako ne mora nužno značiti mnogo dokumentacije; ovo će, ponajprije, ovisiti o preferencijama same organizacije.
KOJE SU NAJPOZNATIJE I/ILI NAJPOPULARNIJE ISO NORME?
Prema najsvježijem istraživanju ISO organizacije (The ISO Survey, za 2021. godinu), bez ikakve sumnje, najpoznatije i/ili najpopularnije ISO norme su:
– ISO 9001, koja donosi zahtjeve za sustave upravljanja kvalitetom
– ISO 13485, koja donosi zahtjeve za sustave upravljanja kvalitetom za medicinske uređaje
– ISO 14001, koja donosi zahtjeve s uputama za uporabu za sustave upravljanja okolišem
– ISO 22000, koja donosi zahtjeve za sustave upravljanja sigurnošću hrane
– ISO/IEC 27001, koja donosi zahtjeve za sustave upravljanja informacijskom sigurnošću
– ISO 45001, koja donosi zahtjeve s uputama za uporabu za sustave upravljanja zaštitom zdravlja i sigurnošću na radu
– ISO 50001, koja donosi zahtjeve s uputama za uporabu za sustave upravljanja energijom.
JESU LI ISO NORME PRESLOŽENE ZA MOJU ORGANIZACIJU?
Gotovo sigurno nisu. Naime, zahtjevi ISO normi su generički, tj. pisani su na način da budu primjenjivi u bilo kojoj organizaciji, bez obzira na:
– njezinu vrstu
– njezinu veličinu
– njezine proizvode i usluge.
ISO norme su, stoga, primjenjive:
– i u najmanjim, i u najvećim organizacijama
– i u privatnom, i u javnom sektoru
– i u organizacijama koje proizvode proizvode, i u organizacijama koje pružaju usluge.
TREBAM LI SAVJETNIKA ZA USPOSTAVU SUSTAVA UPRAVLJANJA SHODNO ISO NORMI?
Gotovo sigurno da. Tri su osnovna razloga za to.
ISO norme pisane su iznimno preciznim jezikom, kako bi se, u što većoj mjeri, izbjegle dvosmislenosti u njihovom tumačenju i posljedične poslovne nejasnoće. U tu se svrhu koristi gotovo birokratski, teže čitljivi stil pisanja, zbog čega su brojni zahtjevi ISO normi, paradoksalno, nerazumljivi prosječnom poslovnom korisniku. Dobar će savjetnik klijentu zahtjeve objasniti jednostavnim jezikom te mu ih približiti primjernom bliskim njegovom poslovanju.
Kako je ranije spomenuto, zahtjevi ISO normi će, u pravilu, organizaciji reći što treba učiniti, no ne i kako. Dobar će savjetnik, na temelju svojeg iskustva i poznavanja novih upravljačkih trendova, moći pomoći organizaciji odabrati najbolje njima primjerene i dostatne poslovne prakse za usklađenje njihovog poslovanja sa zahtjevima ISO normi.
Postupak usklađenja poslovanja organizacije sa zahtjevima ISO normi, kao i sam postupak certifikacije uspostavljenog sustava upravljanja, nije pretjerano intuitivan. Iz tog je razloga korisno imati dobrog savjetnika koji će, u ime organizacije, moći upravljati cijelim postupkom.
Ukoliko i sami razmišljate o uspostavi sustava upravljanja shodno zahtjevima neke ISO norme ili ste već donijeli odluku, no trebate podršku, slobodno nam se javite – stojimo Vam na raspolaganju.